2026年度会务服务保障公司采购意向公开(2026-JW40-F1003(01))(第1包)
- 2026-05-13
项目名称: 2026年度会务服务保障公司采购意向公开(2026-JW40-F1003(01))(第1包)
招标公司: 某单位
项目地区：北京 北京
一、采购项目名称： 2026 年度会务服务保障公司采购
二、需求概况： 某单位拟于2026年组织召开论坛会议，时间3天，会议规模约330人。期间将举办开幕式、研讨会、闭幕式、晚宴等。需面向市场招标选取一家会务服务保障公司，负责会议期间的服务保障工作。
具体服务内容详见附件4。
三、预算金额： 130 万元
四、预计采购时间： 2026 年6月
五、采购人联系方式： 王先生 查看完整信息
六、公示时间： 2026 年 5 月 14 日 —— 2026 年 5 月 28 日
七、意见反馈方式和有关说明
（一）供应商对本次公示内容存在合理化建议的，请在公示期内，按照采购建议函格式（详见附件1-3），以电子邮件的方式向我单位反馈（以申请材料到达指定邮箱系统显示时间为准）。提出的意见建议应当详细具体、理由充分、实事求是，不得有意排斥其它潜在供应商。供应商提出的意见建议，将作为我单位论证完善需求参数要求的必要参考，是否采纳均不影响供应商参与本项目后续采购活动，我单位也不作书面回复。
（二）材料递交方式： 网上递交。
主题： XXX 项目+公司名称。
内容： 列明公司名称、授权代理人姓名、联系方式、参与意向及意见建议。
附件： 需采用A4纸幅面，将以下盖有单位公章的文件扫描后制成一个PDF格式文件，将扫描件和电子版同时发送至邮箱：1399493258@qq.com。
1. 营业执照；
2. 非外资企业或外资控股企业的书面声明；
3. 主要股东或出资人信息；
4. 建议函（附件）。
八、备注
1. 本次公开的采购意向仅作为供应商了解初步采购安排的参考，具体采购项目情况以最终发布的采购公告和采购文件为准；
2. 供应商可以通过采购平台反馈参与意向和意见建议。
附件4 服务内容
序号
服务分类
服务要求
服务标准
1
会务策划
制定会务策划保障方案、提供logo、主视觉设计方案等
1. 提供现场会务服务保障方案和应急保障方案；
2. 提供开幕式主会场及其它分会场设计方案，要有完整的设计方案和执行方案，需提交书面文稿并附有各会场设计平面布置图和效果图，包括人员进场、物料进场入口，消防安全通道等，以及设计时间、进场搭建时间、完成时间、彩排时间等；
3. 本次会议为期３天，设有多场活动，所有活动期间都须提供详细完整的会务服务保障方案。
2
活动现场 搭建
负责主会场舞台背景搭建，演讲台背景布设，宴会会场及背景板布设，单位内部各类展板及精神堡垒布设等
1. 主会场面积约1100 ㎡ （长约44米，宽约25米），主要用于活动开幕式、闭幕式、交流会、晚宴等，规模330人左右，设有主席台、总控台、坐席、摄影摄像、同声传译区等；
2. 根据活动现场内部面积以及内容合理布置会场，搭建舞台，包括LED高清大屏背景架主席台、前排贵宾沙发、茶几、后排会议椅、全屋地毯、会场篮球墙画遮挡、同声传译室、摄影摄像台、总控台、演讲台、日程牌、指引展架等；会场两侧用背板进行隔断，两侧预留通行空间，根据参会国数量提供相应国旗；
3. 活动另有2个小型分会场，根据各专题活动场地面积以及内容合理布置会场，每个会场包括但不限于，钢架结构背景板、演讲台、音响话筒、地毯、展架、指示牌等；
4. 在场外搭建合影台，后设背景板，采用多层结构，容纳330人；
5. 主会场外侧茶歇区环境布置，包括铺设背景板、柱子包括、吧桌摆放、绿植点缀、垃圾桶等；吸烟区环境布设，包括吧桌、烟灰缸、烟沙、垃圾桶等
3
物料制作
各类旗帜设计制作及安装；会务手册、文件资料、展板桌签及各类牌证制作打印；
1. 单位门口外侧制作安装8面铁艺或钢制罗马道旗（配灯光），内侧设置精神堡垒、两侧悬挂参会国旗（配灯光）；
2. 场地外围广场制作悬挂10面灯杆旗、内侧道路80面灯杆旗，操场3面会旗制作悬挂；
3. 各会场、宿舍楼及食堂门口精神堡垒或背景板展板制作，门上进行腰线制作，指示牌制作，前台进行装饰、电梯进行装饰铺设地毯等；
4. 按照参会人数制作打印会务手册、论坛节目单、晚宴菜单，车证，亚克力桌卡，椅背贴，主持人手卡，麦标，桌号牌，胸卡等；
4
摄影服务
提供专业摄影师和专业设备负责活动花絮及过程中的拍照摄影、照片打印及视频制作
使用单镜头反光系列，3000万像素以上数码相机拍摄，对内外会场全景、贵宾全景、人物肖像等拍摄；会议结束后及时对所有原始图像文件进行分类整理并移交；至少2个高清摄影机位、3个高清摄像机位、配备24路导播台和导播老师，后期配合采购单位处理合影照片和闭幕式视频成片
5
语言服务
文字速录、现场同声传译、文件资料翻译等
1. 按照现场会议服务要求，对每场现场会议进行速录速记，会议结束后及时提供速记文本资料；
2. 根据同声传译需要携带相关设备入场，据参会人员数量，配备同传耳机，实时翻译；
3. 需要提供英、俄等翻译，翻译内容应与提供的原文件内容一致。
4.2 个分会场需同步进行同声传译。
6
物料、设备租赁
负责主会场和分会场大型LED屏幕、灯光设备、音响设备、音频视频控制系统设备的租赁、运输维护、安装调试及现场执行，提供办公设备租赁及其他会议耗材等；
1. 根据场地实际配备包括但不限于，视频音频分配器、视频编辑机、高清摄像机、高清视频处理器、高清数字矩阵、监视器、提词器、有线麦克、无线麦克、调音台、录音箱、全频音箱、对讲机、追光灯架、泛光灯、电源控制箱、灯光控制台、灯光调节器、筒灯、聚光灯、LED大屏、追光灯、TRUSS灯架、专业灯光师、摄影摄像导演、视频编辑工程师、摄影摄像师等；
2. 配备电脑、光驱、各类打印机以及硒鼓、纸张等耗材；
3. 根据环境需要，租赁绿植花卉、贵宾专用沙发、参会人员座椅及椅背花、翻译人员小座椅等；
4. 根据参会人员数量及天数，定制矿泉水；
5. 打印制作参会证件（媒体 贵宾 嘉宾 工作人员 代表证）共约1000个
7
现场劳务
会务公司现场管理、合理安排工作人员等
会议期间，提供专业会议服务人员全程保障，包括但不限于现场总协调、活动执行、执行导演、灯光师、音响师、视频师、施工人员等
8
纪念品设计制作
设计制作与会议相关的纪念品、礼物等
根据参会人员数量，按照人均≤400元的标准，设计制作会议包、笔记本、签字笔、胸针、证书、帽子、书签等礼品。
9
其他相关配套服务
根据会议情况实时补充
根据上级领导检查要求，实时进行补充完善。
